Os últimos meses não estão sendo de notícias muito positivas para empresas, contudo, são nessas horas de dificuldade que um administrador de qualidade sabe se destacar, reavaliando o negócio em busca de passar por esse período sem maiores impactos na vida das empresas. Um dos principais caminhos para empresas em momentos de dificuldades é um planejamento para redução dos custos, o que pode garantir a sobrevivência da empresa.

“Um erro muito comum na hora de reduzir custos é que os empresários logo pensam em cortar colaboradores ou gastos de maneira desordenada. Mas, antes de fazer qualquer demissão ou corte drástico de custo, é fundamental analisar qual será o impacto no processo, principalmente as reduções do quadro de funcionários, que, normalmente, provocam queda na moral da equipe, reduzindo, de certa forma, o grau de comprometimento com as metas empresariais.Portanto, é preciso ter bastante cautela”, conta o coautor do livro Papo Empreendedor e da apostila Educação Financeira para empreendedores (Editora DSOP), junto com Irani Cavagnoli.Veja dez orientações práticas que Cavagnoli preparou para redução de custos:1) Identificar todos os itens de custos e despesas, o seu valor médio e o total, durante, pelo menos, os últimos seis meses, colocando essas informações em uma tabela ou planilha eletrônica;2) Separar os custos por tipo, ou seja, custos variáveis e custos fixos;3) Fixar meta de redução de cada item de custo para os próximos meses, após uma rigorosa avaliação das consequências do corte ou mesmo eliminação. Esta ação é chamada de previsão de custos e deve ser feita mês a mês;4) No acompanhamento dos custos, é necessário comparar essa previsão com quanto foi efetivamente gasto no respectivo mês e verificar se a meta de redução está sendo alcançada. Em caso negativo, verificar os motivos que estão dificultando ou impedindo a realização das metas desejadas;5) Todos os passos até aqui apresentados devem ser repetidos continuamente, para que se obtenha os resultados planejados. Estabeleça novas metas e novos resultados, criando, dessa forma, o hábito de diagnosticar, planejar e controlar os custos do seu empreendimento;6) Na elaboração do plano de redução de custo (previsão de custo), escolha, em primeiro lugar, os itens de custo em que deve aplicar seus esforços e que ofereçam a possibilidade de obtenção de economia sem muita dificuldade;7) Para tanto, concentre-se, primeiramente, nos custos associados ao desperdício de dinheiro, questionando, sobre cada item de custo, se ele é necessário e se agrega valor à empresa e/ou aos clientes. Em caso negativo, esse item de custo deve ser eliminado de imediato ou ter uma redução gradativa até a sua completa extinção, no prazo mais curto possível;8) A atenção deve ser redobrada para aqueles custos de valor elevado, pois eles oferecem uma ótima oportunidade de economia, mediante sua redução ou mesmo eliminação;9) É bom lembrar que a redução de custos pode ser danosa para o desenvolvimento das atividades da empresa no futuro. Ao fazer o plano de redução de custos, certifique-se de que seus níveis atuais de qualidade não serão afetados e que competências da empresa – necessárias para atender aos seus objetivos – não serão suprimidas;10) Caso você tenha dificuldade em trilhar os passos anteriormente sugeridos, seria recomendável contar com a ajuda de um profissional especializado em custos ou cursos para capacitação do administrador nessa área.